Planerar du att delta på en mässa utomlands?

Planerar du att delta på en mässa utomlands? – Du bör vara uppmärksam på dessa punkter! Om en mässa i Amerika redan är ett logistikmästerverk, beroende på dess storlek, när du planerar din mässmonter Du borde ägna mycket mer uppmärksamhet åt detta. Förutom kända hinder att övervinna kan särskilda regler eller lagar gälla utomlands som du och ditt företag måste följa. Långa sjöfartsrutter och frakt med fartyg eller flygfrakt måste samordnas exakt. Det är mycket viktigt att du uppmärksammar tullformaliteter, frakttider och fraktkostnader! Mässbyggnation utomlands kan innebära ett betydande merarbete för dig och din avdelning. Men om du följer några grundläggande regler för utställningsbyggande utomlands och uppmärksammar processen och bearbetningen på planeringsstadiet, kan ingenting stå i vägen för ditt företags framgångsrika framträdande utomlands!

Planering är allt!

Även att delta i en mässa i Amerika kräver mycket planering. Det finns dock flera överväganden som avgör om du kan närvara som utställare och i vilken utsträckning du framgångsrikt kan boka ditt framträdande utomlands.

• Överväg att boka flyg och hotell i tid.
• Behöver jag ansöka om visum för att delta i mässan?
• Är vacciner nödvändigt?
• Finns det en åtkomstbegränsning under Corona dagar?
• Krävs befintliga testcertifikat?
• När behöver du senast skicka materialet och produkterna?
• Hur deklarerar man de skickade varorna i tullen?
• Var får du de fraktdokument du behöver?
• Vilka kulturella skillnader bör du tänka på?

Boka flyg, hotell och transport i förväg

Du vet av erfarenhet: Under en stor mässa är alla hotell i närheten fullbokade. Dessutom ökar övernattningspriserna rejält på mässor. Dessutom är det frekventa prisändringar för flyg och transporter från flygplatsen till hotellet. Därför bör du börja planera ditt deltagande på en mässa utomlands väldigt tidigt med organisationsarbete. Flyg är ofta inte billigare och hotell vill ta del av mässan. Observera också att eventuella språkbarriärer kan orsaka betydande svårigheter att ta sig från flygplatsen till hotellet och därifrån till mässan. Vid en flerdagarsmässa kopplad till ett hotell långt från mässcentret är det värt att jämföra priserna på buss, taxi eller privata transporttjänster.

Vilka visum behöver jag för att delta i en mässa utomlands?

Om ett visum krävs och vilket visum som krävs beror på vilken del av världen du planerar att delta på en mässa. Som medborgare i Europeiska unionen åtnjuter du rörelsefrihet på EU:s mark. Visum krävs inte för kortare vistelser där mässan kommer att äga rum. De viktigaste länderna där du behöver visum vid ankomst är Kina, Turkiet, Ryssland, Indien och Pakistan. Dessutom kräver nästan alla länder i Afrika och Asien och vissa länder i Sydamerika att du ansöker om visum under din vistelse.

Tänk på höga fraktkostnader och långa fraktrutter

Storleken på den planerade mässmontern och beroende på typ av industri kommer du att behöva flera containrar för att skicka alla förnödenheter och utställningar. Frakt med flygfrakt är betydligt dyrare än frakt med fartyg, tåg eller lastbil.Transporter sker vanligtvis inom en dag, men kräver leveranstid och ledig kapacitet hos logistikföretaget. Detta visar återigen att tidig planering erbjuder betydande potential för att spara dina kostnader. Frakt till sjöss tar längre tid men är mycket billigare. Du bör alltid ta hänsyn till långa ledtider när du beräknar leveranstid. Rederier och logistikföretag har begränsad kapacitet. Det är uteslutet att ett containerfartyg lämnar Hamburgs hamn varje dag, över hela världen!

Hur kommer material och produkter att deklareras till tullen?

Endast för tillfällig användning av varor utomlands fungerar Carnet ATA som ett tillfälligt tillstånd för export eller import av konsumtionsvaror. Detta tulldokument, erkänt av 77 länder, underlättar arbetet för deltagare i byggandet av internationella mässor. I Tyskland utfärdas dessa dokument av de ansvariga industri- och handelskamrarna. Den avsedda användningen – i ditt fall för en mässa utomlands – och trovärdigheten i dina uppgifter är avgörande för att ett tillfälligt tillstånd ska skapas. En ATA-carnet påskyndar import och export och undviker stora problem med tullklareringen. Du kan ta reda på av tullmyndigheterna eller din industri- och handelskammare om landet du ska till är en del av detta avtal.

Vad är kulturella skillnader och hur förbereder man sig bäst för dem?

Andra länder annan etikett. Du är gäst och måste följa de lagar, förordningar och seder som gäller i det land du besöker. Du vill trots allt presentera dig själv och ditt företag på bästa möjliga sätt. Detta inkluderar att hantera kulturella skillnader på ett anständigt sätt. Tack vare internet och pågående globalisering kommer du att hitta användbara råd för alla länder i världen som går långt utöver reseguidernas klassiska tips och tricks.

Tips: På en språkkurs lär de sig oftast inte bara det relevanta språket och kan kommunicera bättre på plats. Normalt innehåller en språkkurs med en välrenommerad leverantör alltid en modul som täcker de kulturella aspekterna av ett land eller en region.

Tänk på de små sakerna!

Ju större och mer motiverat ditt team är, desto fler kommer att tänka med dig. Det är viktigt att inte förlita sig enbart på marknadsavdelningens medlemmar. Se till att ta med alla inblandade i planeringen! Bygg lag som kan få poäng med din expertis. Medan logistikerna i ditt företag tar hand om frakt och tull, överväger elektriker och monterbyggare saker som adaptrar och strömförsörjning för att kompensera för de olika spänningarna i elnäten. Checklistor hjälper till att se till att ingenting glöms bort. Eftersom ett paket som skickas med express kanske inte kostar dig mycket inom dina egna gränser, men det kommer att kosta dig mycket tid och pengar i internationell frakt halvvägs runt om i världen.

Slutsats om mässframträdanden utomlands

Som du lätt kan se är planering allt. Detta gäller särskilt för att delta i en mässa utomlands. Långa transportvägar och höga transportkostnader och tvärkulturella skillnader kräver mycket uppmärksamhet från dig och ditt team. Internationella mässor är dock ett utmärkt tillfälle att öppna nya marknader, presentera dig för världspubliken och få nya handelspartners.

One Stop Expo mässtjänster företaget tillhandahåller tjänster till företag som kommer att delta i mässor i USA med både sitt kontor i Istanbul och i Las Vegas.